オフィスにおける事務機器の入れ替えについて。
オフィスには様々な事務機器が設置されており、常に業務を支えています。ひとたび故障すれば仕事にならないといった非常に大きな役割を持つ機器もあり、OA化が進んだ現代では切っても切れない関係となっています。
導入時の費用対効果を考慮し、事務機器をいかに利益に結び付けられるかが重要です。
導入したものの本来の性能を発揮できないままとなっているケースや、入れ替え時期であるにもかかわらず、導入の提案に聞く耳を持たないといったケースも見られます。
代表的な事務機器といえば、あらゆるオフィスに設置されている複合機です。
過去にはコピー機という呼び名でしたが、プリンターやFAX、スキャナの機能を持っています。
またネットワーク内に繋ぎ、複数のパソコンから利用できます。
業務の根幹ではないにしても、欠かせないものの一つです。
現在ある機器から新たなものに入れ替えた場合の効果はいくつか考えられます。
印刷コストの削減や、印刷品質の向上。速度向上による時間短縮。さらには情報漏洩防止等セキュリティー対策。販売者側からすれば全て訴求する点でしょうが、利用者側がこれらの効果をどう業務と結び付けられるかが重要な点です。
ランニングコストが下がったとしても導入コストとの比較が必要ですし、印刷品質や速度は現状で差支えないといったこともあるでしょう。
セキュリティーに関していえば、その機能を利用する企業としての意識が低ければ、利用されることのない機能となってしまいます。
導入検討時に大切なのは、ただ安くなるであるとか、壊れたからといった単純なものではなく、様々な観点から業務改善にどう影響を与えるかシミュレーションすることです。